PEDOMAN STANDARISASI RUANG DAN BARANG UNIVERSITAS KRISTEN PETRA SURABAYA

1. Pendahuluan

Pedoman ini dibuat dalam upaya memberikan panduan dalam mengembangkan perencanaan penggunaan ruang di kampus Universitas Kristen Petra (UK. Petra). Pedoman ini diharapkan juga dapat membantu setiap warga kampus dalam menetapkan parameter perencanaan yang wajar, konsekuen, efisien, aman, ramah lingkungan, dan fleksibel serta dapat membantu para pimpinan untuk memutuskan hal-hal yang berhubungan dengan alokasi ruang, baik untuk bangunan yang sudah ada atau yang sedang direnovasi maupun untuk bangunan yang akan dibangun.

Unit Perencanaan Fisik Kampus (UPFK) menggunakan pedoman ini untuk diimplementasi dan intepretasikan bagi warga kampus. Pedoman ini secara periodik akan diperbaharui oleh UPFK beserta dengan Tim Standarisasi Ruang dan Barang, dan masukan dari Unit Pelayanan dan Pemeliharaan Kampus (UPPK) untuk hal-hal yang bersifat mendasar yaitu dari sisi pemeliharaan dan resiko yang mungkin terjadi. Sedangkan untuk ruang baru, renovasi atau perubahan fungsi ruang dalam tingkat universitas akan diajukan ke Rektorat.

Kiranya buku Pedoman Standarisasi Ruang dan Barang 2014 ini bermanfaat bagi seluruh sivitas akademika UK. Petra. Tuhan memberkati.

2. Latar Belakang

Budaya/kultur kampus secara keseluruhan diciptakan oleh semua kegiatan intelektual, sosial, rekreasional, dan kegiatan-kegiatan lainnya oleh dosen, mahasiswa, dan semua komponen yang ada di dalam kampus. Perencanaan fisik yang disiapkan oleh kampus hanya mampu mempersiapkan sebuah tempat bagi terciptanya budaya kampus. Bagaimana para mahasiswa memilih untuk hidup dan berinteraksi hanya dapat dipengaruhi, tanpa bisa dikendalikan oleh persyaratan, fasilitas, dan peraturan kampus. Yang mampu menghasilkan budaya kampus yang selalu berubah adalah kebijakan dan kepemimpinan dari para dosen bersama interaksinya dengan para mahasiswa.1 Namun demikian, peranan kampus dalam menyediakan sarana dan prasarana yang memadai sangat menunjang kehidupan budaya/kultur kampus yang diharapkan mampu menterjemahkan dan mengarahkan warga kampus menuju visi dan misi universitas dengan baik.

Buku Standarisasi Ruang dan Barang Universitas Kristen Petra edisi 2014 merupakan revisi dari seri sebelumnya yaitu Revisi Oktober 2008, yang telah diperbaharui oleh Tim Standarisasi Ruang dan Barang UK Petra Surabaya.

Sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Universitas Kristen Petra merupakan bagian penting yang perlu disiapkan secara terencana dan berkesinambungan guna mendukung proses belajar mengajar dalam kampus untuk mewujudkan visi dan misi Universitas2, yaitu:

" A Caring and Global University
with Commitment to Christian Values"

sehingga kebijakan sarana dan prasarana Universitas diarahkan untuk mereliasasikan visi dan misi Universitas melalui pencapaian sasaran-sasaran strategisnya yang telah dituangkan dalam Rencana Strategis Universitas Kristen Petra 2012-2017, yaitu3 :

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup, unggul, berkualitas, mutakhir dan berwawasan lingkungan (green) secara efisien dan efektif untuk mendukung terlaksananya proses pendidikan dan pembelajaran yang bertaraf internasional.

Untuk itu Universitas Kristen Petra merasa perlu untuk selalu berbenah diri dan mengoptimalkan seluruh sarana dan prasarana yang dimilikinya demi kemajuan dalam mewujudkan tujuan dan citra Universitas Kristen Petra yang ke arah yang lebih baik, dan menunjang arah perkembangan Universitas Kristen Petra menuju "World Class Christian University" sesuai Renstra UK. Petra (2012-2017).4

Guna mengantisipasi perkembangan Universitas Kristen Petra dalam hal pemakaian ruang, perabot, dan peralatan yang semakin meningkat jumlah dan frekuensinya, maka diperlukan penentuan jenis, bentuk, dan kualifikasi barang sesuai dengan kebutuhan pengguna secara realistis dan efisien. Dengan memperhatikan luas area dan kebutuhan masing-masing sivitas akademika yang meliputi Ruang Hall, Ruang Kantor, Ruang Kuliah, Laboratorium, Studio, Perpustakaan beserta perabotan dan lain-lain, maka diperlukan suatu ketentuan standar.

Standarisasi ini dibuat dengan maksud untuk menyatukan, menyelaraskan, menempatkan, dan mengoptimalkan sarana dan prasarana penunjang proses belajarmengajar tepat pada posisi dan kapasitasnya yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pengguna dan perencanaan dari para pimpinan UA/UP, sehingga tercapai fungsi, kenyamanan, keamanan pengguna, dan kesatuan keseluruhannya.

KEWENANGAN dan ADMINISTRASI:

Didalam Standarisasi Ruang dan Perabot ini, terdapat 3 unit yang saling terkait dalam pelaksanaannya, yaitu:

  1. UPFK (Unit Perencanaan Fisik Kampus) sebagai unit yang bertanggung jawab dalam mengkoordinir perencanaan dan desain untuk semua fasilitas yang ada di Universitas Kristen Petra dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua proyek yang menyediakan sarana dan prasarana untuk mendukung proses belajar mengajar yang tersedia di masa kini dan di masa mendatang secara konsisten selalu mengacu kepada Pedoman Standarisasi Ruang dan Barang.
  2. UPPK (Unit Pelayanan dan Pemeliharaan Kampus) adalah unit yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir pelayanan dan pemeliharaan seluruh fasilitas kampus. Tujuan koordinasi di atas adalah untuk memastikan semua sarana dan prasarana penunjang proses belajar mengajar serta fasilitas kampus dalam keadaan baik dan siap pakai.
  3. Unit Perbekalan sebagai unit yang menyediakan kebutuhan rutin dan pengembangan, dan sekaligus sebagai pemegang data inventaris dan pemonitor aset untuk semua fasilitas kampus. Adapun tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua sarana dan prasarana penunjang proses belajar mengajar telah terdata dengan valid dan sesuai dengan Standarisasi Ruang dan Barang yang berlaku.

Ketiga unit tersebut dalam menjalankan tugasnya berpedoman pada sistem pengelolaan seperti yang terlihat pada bagan di halaman berikut ini:

Gambar 1. Sistem Pengelolaan Sarana dan Prasarana UK. Petra

Dalam rangka mencapai sasaran-sasaran strategis Renstra, Universitas melakukan beberapa penyesuaian/pembaharuan terhadap standar-standar yang telah dimiliki tanpa mengabaikan ketentuan atau peraturan yang telah disyarakat oleh pemerintah untuk sebuah lembaga perguruan tinggi. Standar-standar tersebut selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam melakukan analisa dan perencanaan pengembangan terkini terhadap sarana dan prasarana dalam kampus yang dibutuhkan oleh seluruh unit-unit (program studi, fakultas, dan unit-unit lainnya) dalam kampus, sehingga semua proses yang terkait dengan pengembangan dan pengelolaan sarana dan prasarana tidak akan lepas dari usaha pencapaian sasaran-sasaran strategis Universitas. Dalam proses pengajuan anggaran tahunan, jika kebutuhan unit (tercantum dalam anggaran unit) yang diajukan disetujui oleh Universitas, maka proses pengadaan sarana dan prasarana akan dilaksanakan dengan mengikuti Sistem Pengelolaan Sarana dan Prasarana Universitas. Dalam sistem tersebut juga mencakup penggunaan, inventarisasi sarana dan prasarana, pengawasan, pemeliharaan dan pemutahiran, serta pelepasan/penghapusan, yang didasarkan pada kebijakan pemanfaatan yang efisien dan efektif.

3. Konsep Pedoman Standarisasi Ruang dan Barang

3.1 Dasar Konsep

Pedoman Standarisasi Ruang merupakan dokumen yang berisi penggunaan ruang di masa kini dan biasa terjadi di Universitas Kristen Petra, yang menggunakan pendekatan-pendekatan dengan mempertimbangkan beberapa aspek, yaitu:

  1. Keamanan dan Ergonomi

    Ruang dan Perabot dirancang dengan memperhatikan aspek Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup (K3LH) serta keamanan, baik dalam hal bentuk, konstruksi, maupun material yang digunakan dengan menggunakan standar kenyamanan tubuh manusia yang terdapat dalam beberapa buku, diantaranya ialah:

    1. Data Arsitek – Ernst Neufert
    2. Building Planning and Design Standards – Harold R. Sleeper
    3. VNR Metric Handbook – Leslie Fairweather Ariba and Jan A. Sliwa.
    4. Human Dimension and Interior Space - Julius Panero and Martin Zelni.
    5. Time-Saver Standards for Interior Design and Space Planning, 2nd Edition - Julius Panero and Martin Zelni.
    6. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 234/U/2000 tentang Pendirian Perguruan Tinggi.
  2. Green Design

    Bentuk Desain diupayakan efisien terhadap penggunaan material dan diprioritaskan penggunaan material yang bersifat ramah lingkungan

  3. Universal Design

    Bentuk dan penataan ruang serta perabot diupayakan ’accessible’ terhadap kebutuhan semua orang baik bagi orang yang sehat maupun yang berkebutuhan khusus.

  4. Fleksibilitas

    Ruang dan perabot yang ada tidak didesain secara costumized/ personal sehingga fleksibilitas dalam penggunaan dapat tercapai. Memperhatikan luasan yang mengacu pada modul masing-masing gedung, serta karakteristik masing-masing unit. Pemeliharaan dan perawatan yang mudah serta bersifat mudah ditata ulang.

  5. Area yang ada.

    Standarisasi ini hanya berlaku di Universitas Kristen Petra Surabaya.

Standarisasi ini tersusun setelah UPFK dan Tim Standarisasi Ruang dan Barang mengumpulkan data-data berupa standarisasi ruang yang pernah ada, data gambar maupun melihat kondisi ruang di lapangan, masukan-masukan dari UPPK, dan informasi inventaris dari Unit Perbekalan dan kuesioner. Standarisasi ini juga merupakan gambaran nyata yang dikumpulkan melalui data empiris dari survey proyek pembangunan gedung dan proyek renovasi yang pernah di lakukan di Universitas Kristen Petra.

3.2 Prinsip Umum dan Prinsip Khusus Standarisasi Ruang dan Barang

Dua macam prinsip yang digunakan dalam pembuatan Standarisasi Ruang dan Barang ini yaitu:

  1. Prinsip umum:
    1. Besar dan kualitas ruang serta peralatan yang disediakan berjenjang sesuai dengan tingkat eselon dari penggunanya.

    2. Warna dominan ruangan adalah warna-warna standar (lebih ke arah warna putih) yang mengikuti warna dominan di masing-masing gedung.

      Nama Gedung Warna Dominan Ruang
      Gedung A (Gedung Fery Teguh Santosa), C (Gedung Kuntjara Sasmita), D, I , dan J Dinding : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Kolom : Seamist 40115 setara ex Catylac
      Plafon : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Gedung B Dinding : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Kolom : Seamist 40115 setara ex Catylac
      Plafon : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Gedung E-Hall dan K Dinding : Orchid 44502 setara ex Catylac
      Kolom : Seamist 40115 setara ex Catylac
      Plafon : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Gedung P Dinding : Orchid 44502 setara ex Catylac
      Kolom : Acratex Texture Coating setara ex ICI - Hall Lt. 1 – 9: dominan – Swan White 60YY 83/062, aksen – Intercoastal 30BB 16/031 - Ruangan Lt. 1 – 9: Orchid 44502 setara ex Catylac
      Plafon : Chrysan White 44544 (plafond) setara ex Catylac
      Gedung T Dinding : Cascade-40553 setara ex Catylac
      Kolom : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Plafon : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Gedung W (Gedung Radius Prawiro) Dinding : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
      Kolom : Seamist 40115 setara ex Catylac
      Plafon : Chrysan White 44544 setara ex Catylac
    3. Penyimpangan dari standar masih dimungkinkan sejauh kebutuhan fungsional menuntut demikian, dan telah mendapat persetujuan oleh Dekan/Atasan unit terkait.

    4. Ruang Khusus yang tidak termasuk dalam standarisasi akan dirancang oleh perencana/tim, untuk tingkat universitas harus mendapat persetujuan Rektor.

    5. Perabot kebutuhan khusus yang telah mendapat persetujuan Rektor, namun belum termasuk dalam standarisasi, akan dirancang khusus oleh UPFK atau perencana/tim yang ditunjuk oleh universitas.

  2. Prinsip khusus
    1. Penentuan kualifikasi barang mengutamakan fungsi, daya tahan, penampilan yang baik, pemeliharaan mudah dan harga yang sesuai, yaitu bila memungkinkan menggunakan produksi pabrik

    2. Bila menggunakan produk pesan maka:
      • Bentuk/karakter disesuaikan dengan existing serta tetap memperhatikan fungsi dan fleksibilitas bentuk.
      • Bila finishing-nya natural, maka warna utama yang digunakan adalah setara dengan Nitro Cellulose (NC) teak brown matt atau Water Based menggantikan melamin brown C.B. Bila memungkinkan penggunaan High Pressure Laminate (HPL) dengan motif natural akan menjadi pilihan utama. Sedangkan untuk finishing ducco, warna utama yang dipakai adalah hitam doff setara ex. Nippe.
      • Bila menggunakan motif, maka warna utama motif ini adalah warna ‘biru Petra’ (biru cyan 50% – 65% dan magenta 50% – 35%).
    3. Bila perabot yang ada merupakan produksi lama, maka bisa dilakukan penyesuaian setelah barang tersebut secara fungsinya sudah tidak dapat dipakai dengan optimal dan secara guna sudah tidak layak pakai. Inisiatif penyesuaian dilakukan oleh perencana atau pengguna melalui anggaran pengembangan dan akan ditinjau oleh UPFK, UPPK, dan Unit Perbekalan sebelum diajukan ke tingkat universitas.

4. Pedoman Standarisasi Ruang dan Barang

Pedoman Standarisasi Ruang dan Barang 2014 ini adalah revisi dari standarisasi ruang dan barang inventaris Universitas Kristen Petra periode 2008 lalu dan tetap memperhatikan kebutuhan, kesesuaian, dan fungsi juga pemeliharaan masing-masing ruang dan barang. Dengan harapan agar ke depannya menjadi jauh lebih baik dan masih tetap fleksibel terhadap perkembangan yang ada.

Saat ini Universitas Kristen Petra memiliki bangunan seluas 81,652.1321 m2, tersebar di 22 gedung, berdiri di atas lahan seluas 101,782.00 m2 yang terbagi dalam 4 area kampus, yaitu:

  1. Kampus Utara, dialokasikan untuk sarana olah raga
  2. Kampus Timur, terdiri dari Gedung I, J, P, serta P1 dan P2 (dalam proses pembangunan) dan bangunan penunjang lain yang difungsikan untuk laboratorium.
  3. Kampus Pusat, terdiri dari Gedung A (Gedung Ferry Teguh Santosa), B, C (Gedung Kuntjara Sasmita), D, E, E-Hall, K, W (Gedung Radius Prawiro), dan bangunan penunjang lain yang difungsikan untuk kemahasiswaan, operator, perkantoran unit-unit pendukung, gudang, dan area servis.
  4. Kampus Barat terdapat Gedung T.

Standarisasi Ruang dan Barang akan menetapkan ruang dalam kampus, secara garis besar dibedakan dalam 2 type ruang, yaitu:

  1. R. Administrasi
  2. R. Kuliah.

Pada Gambar 2 di bawah ini menunjukkan prosentase penggunaan ruang di Universitas Kristen Petra, 65.53% dari total luas ruang digunakan sebagai sarana akademik berupa sarana belajar mengajar (25.91 m2), administrasi (13.83 m2), perpustakaan (2.52 m2), dan fasilitas mahasiswa (0.85 m2). Sehingga area mahasiswa berkumpul dan berdiskusi, menggunakan sekitar 48% dari total luas ruang yang ada, dan area pendukung dan student servis sebesar 19% (10.40 m2).

Gambar 2. Prosentase penggunaan ruang

5. Tata cara penggunaan perabot inventaris Universitas Kristen Petra

  1. Bahwa seluruh perabotan di Universitas Kristen Petra ini adalah milik Yayasan Perguruan Tinggi Kristen Petra dan dikelola oleh Universitas yang digunakan bersama-sama secara bertanggung jawab untuk menunjang proses belajarmengajar.

  2. Pengguna adalah seluruh sivitas akademika dan karyawan serta pihak luar yang terkait.

  3. Bila terjadi penyimpangan penggunaan perabot yang tidak sesuai dengan standarisasi, maka akan dikembalikan ke tempat yang seharusnya dengan dikoordinasi oleh Unit Perbekalan.

  4. Pada batas akhir masa jabatan atau terjadi perpindahan pengguna, maka perabotan/barang tidak ikut bergerak/berpindah.

  5. Jika pengguna merasa perlu mengadakan pemindahan barang secara permanen keluar/masuk dalam ruangan maka harus dengan sepengetahuan dan mengisi form perpindahan barang yang disediakan oleh Unit Perbekalan sebagai unit yang bertanggung jawab atas inventarisasi Universitas Kristen Petra.

  6. Setiap kali ada perubahan ruang/kebutuhan/desain baru, maka pengguna harus membicarakan terlebih dahulu dengan pihak UPFK sebagai perencana, UPPK sebagai pemelihara, dan Unit Perbekalan sebagai penginventaris agar dapat tercapai pemenuhan kebutuhan yang maksimal.

6. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring kesesuaian penggunaan dan keberadaan fisik perabot dan aset tetap lainnya dilakukan oleh Unit Perbekalan secara periodik melalui stok opname aset diatas. Hasil monitoring tersebut dituliskan dalam Laporan Stok Opname dan informasi tersebut akan digunakan UPFK dalam pengembangan perabot di tahun anggaran berikutnya.

Untuk mengefektifkan jumlah dan fungsi barang yang dibutuhkan dan kesesuaiannya dengan standar yang telah ditetapkan, maka Unit Perbekalan berhak untuk mengadakan penyesuaian fisik dengan mengambil/memindahkan/menata ulang aset tetap yang ada bersama dengan UPFK sebagai perencana dan UPPK sebagai tenaga pendukung. Hasil monitoring dan evaluasinya akan menjadi masukan untuk penerbitan buku Standarisasi Ruang dan Barang selanjutnya.

Pedoman Standarisasi Ruang dan Barang 2014 ini akan selalu dievaluasi pada setiap periode dalam jangka waktu 2 – 3 tahun untuk menyesuaikan dengan kebutuhan yang berkembang pada saat mendatang.